Dziś udostępnianie aktualnych informacji o firmie oraz jej ofercie w sieci staje się koniecznością. Częsta aktualizacja stron www wykonywana przez informatyków powoduje jednak szybkie zwiększenie kosztów funkcjonowania witryny internetowej. Ponadto zarządzanie dużym i rozbudowanym serwisem (stronami internetowymi) stwarza problemy związane z utrzymaniem spójności całej witryny.
Na tym etapie analizujemy przedmiot działalności przedsiębiorstwa klienta – jego ofertę, dotychczasowych klientów czy stosowane rozwiązania reklamowe. Celem tego etapu jest określenie przyszłej zawartości merytorycznej oraz formy projektowanej witryny. Opracowujemy konkretne rozwiązania, które pomogą w stworzeniu skutecznego narzędzia reklamowego, jakim są strony internetowe. W tym etapie powstaje projekt logiczny nawigacji, układu stron, działów oraz planowany sposób prezentacji informacji na stronach.
Oprogramowanie CMS pozwala na samodzielną aktualizację treści stron internetowych przez osoby nie będące informatykami lub webmasterami. Umożliwia to bezpośrednie tworzenie stron www przez redaktorów posiadających odpowiednią wiedzę merytoryczną, jednak nie posiadających odpowiedniej wiedzy informatycznej umożliwiającej wprowadzania zmian przy wykorzystaniu kodu HTML. Prostota obsługi aplikacji, oraz bogaty zestaw narzędzi pozwalają na aktualizację treści witryny wielokrotnie szybciej, niż przy wykorzystaniu „tradycyjnych” technologii informatycznych. System CMS zapewnia także kontrolę nad całością struktury serwisu gwarantując tworzonej witrynie internetowej bezbłędne i bezawaryjne działanie.
Korzystając z Panelu Administracyjnego systemu CMS można szybko i łatwo dodawać nowe strony www, zmieniać treść opublikowanych dokumentów a także strukturę całego serwisu. Można też czasowo ukrywać podstrony, by potem jednym przyciskiem włączyć je i uwidocznić w serwisie. Z łatwocią można dodać zdjęcia i przypisać je do dowolnego dokumentu lub działu. Można zarządzać stosunkowo dużymi zbiorami plików zawierającymi różne dane tekstowe i multimedialne. Strony zarządzane CMS umożliwiają wersjonowanie dokumentów. Użytkownik w każdej chwili może powrócić do poprzedniej wersji dokumentu, zachowanej w pamięci systemu i opublikować ją na stronie kolejny raz. Istnieje też możliwość porównania różnic pomiędzy treścią stron i dzięki temu wybranie tej właściwej.
Dzięki całkowitemu rozdzieleniu treści strony od jej wyglądu przebudowa całej witryny jest operacją niezwykle tanią i szybką. Strony stworzone przy wykorzystaniu CMS-a mogą być łatwo prezentowane jako wersje do druku lub dokumenty do pobrania, np. jako dokumenty pdf. System zapewnia modułową budowę strony internetowej, co znacząco ułatwia jej edycję oraz wprowadzanie zmian i aktualizację treści. Jednocześnie system CMS umożliwia osobom posiadającym odpowiedniš wiedzę informatyczną, na samodzielne tworzenie odpowiednich modułów (bloków kodu HTML), które następnie są wypełniane treścią przez redaktorów. System może zostać wyposażony w obsługę sekcji chronionych (definiowanych przez administratora serwisu), do których dostęp jest możliwy dopiero po podaniu hasła. W ramach jednej witryny może być zrealizowanych kilka sekcji chronionych dostępnych dla internautów w zależności od przydzielonych im uprawnień.